XXXX物业管理有限公司

档案资料管理规定

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根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定本规定：
1.   管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作，做到资料系统、准确、完整。
2.保密级文件由资料管理员妥善保管，不得散播其内容，未经领导批准，任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。
3.文件资料存档时要进行合理分类，做到标识清楚，查找方便，并注明保存期限。
4.定期检查存档文件，过期的文件资料，经管理处领导批准后，做销毁处理。

5.管理处购置的重要设备到货时，会同有关部门，检查验收说明等材料，并及时归档。
6.管理处各项活动拍摄的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理完整，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交资料室保存。
7.政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档，保证资料的完整性。
8.管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核，编发文号，并在电脑内保存后，交部门经理批准，方可按规定发送，同时发文原件由资料室存档。
9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行，由资料员负责完善借阅手续。