第二章             实现网络办公自动化

　　计算机技术在物业管理方面正得到越来越广泛的应用，随着管理规模的不断拓展，我们在物业管理办公自动化方面做了一些有益的尝试，主要用于实现物业管理业务自动化、行政办公业务自动化及建立XX物业网站为业主提供信息服务等。在XXX居住区的物业管理中，我们将广泛使用计算机技术，使物业管理的全过程实现计算机化，如对档案的管理、人力资源的管理，对ISO9001质量管理体系的运行等，有效提高我们的管理效率及水平。

　　一、网络办公自动化的实现方式

 我们将利用先进的网络技术在XXX居住区管理处建立一个WINDOW NT局域网，以实现管理处内部的信息共享，同时通过电话网与深圳总公司、各分公司的电脑网络相联，实现与公司的信息共享。

电话网

                      电脑网络系统图

在XXX居住区管理处的电脑网络上，我们将运行《综合物业管理系统》。该系统采用Lotus Domin Notes R5、Delphi作为开发工具，选用SQL Server、Aceess作为数据库，可有效实现房管、客管、工程、保安、行政等日常工作信息的电脑化管理。在管理处电脑网络上，操作人员根据不同的职责和权限进行团体协作，有效地完成公文申报、审批、归档、借阅以及财务审批等工作，可对各类档案资料进行查阅。另外可通过电话与深圳总公司、各分公司的电脑网络相联，及时获取公司的信息，或将管理处的信息迅速传到总公司或其它分公司。

信息共享、远程管理流程图：                                                                                                                                                  

XXX居住区管理公司

XX总部 管理资源 信息资源 人力资源 决策资源

架构在互联网上的小区内部网

                                                                          

                 资源共享                 传递                               

                 信息输入                 传递                                         

 居住区管理处实现网上办公，各部室之间通过网络实现业务过程的流通，具体作用主要表现在：

     （一）实现办公事务自动化：由XX公司开发并成功运用多年的内部邮件办公系统可以使每个管理层人员都可以通过“发送邮件”来完成需要别人协助完成或他人周知的事项的上传下达。

（二）物业管理模块化：根据XXX居住区管理处实际运作度身定做一个专业化服务系统，对诸如设备管理、物料管理、保安管理、消防管理等业务特点进行模块化设置，一种业务即以一个模块形式设置物业管理服务运作的每个环节，整个管理处的运作得以专业的网络化处理。

 （三）人事管理、考核和劳资无纸化：管理处员工的人事考核管理完全可以在网上进行，员工的逐级考核完全通过网络由下至上传递汇总，员工只要上网就可以查看到自己的得分情况。人事部门通过网上系统可以直接将员工得分复制到电脑工资系统，完成当月工资的计算，同时还可以对各部门的考核认真度进行监督。员工到了发薪期间还可以在电脑上直接查看到当月的工资情况，不再排队取工资条。为人事劳资管理节省了大量时间和工作量。

    （四）此外还有网络化监视系统、网络化车辆进出管理系统、 网络化保安巡更系统等等。

二、网络办公自动化系统的管理

为保证电脑网络系统的正常运行，保证数据的安全和可靠，我们将采取如下措施进行管理。

    （一）设置系统管理人员（兼任）对系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码；定期组织系统的管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训；制订严格的计算机系统管理规定，随时监督电脑使用人员的执行情况。

 （二）定期对系统使用人员进行最新的安全技术培训，实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。

 （三）对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。

 （四）通过定期将相关系统备份磁盘，配备良好的服务器电源保护等措施确保系统的可靠性和数据的完整性。

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