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第二节　物业档案的收集    热     ★★★ 【字体：小 大】
第二节　物业档案的收集
作者：佚名    文章来源：本站原创    点击数：    更新时间：2006-03-25    

　　9)本公司党委、团委、工会及其他职能部门、管理处在工作活动形成的重要文件材料；

　　10)内容重要的群众来信、来访材料及处理分析材料；

　　11)本公司领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；

　　12)本公司各部门、管理处成立、合并、撤销、更名、启用印信以及组织简则、人员编制等文件材料；

　　13)本公司制定的工作条例、章程、制定等文件材料；

　　14)本公司的历史沿革、荣誉奖励证书等文件材料；

　　15)本公司(包括上报和下批)干部任免、调配、培训、专业技术职称评聘、党团员名册、职工名册、职工录用、转正、定级、调资、离退休(职)、复员、转业、抚恤及干部奖惩等文件材料；

　　16)本公司办理的党团员关系、职工转移工资等文件材料；

　　17)本公司编印的简报及编辑出版物的定稿、样本；

　　18)本公司与国内其他单位或国外签订的各种合同、协议书等文件材料；

　　19)本公司在外事活动中形成的重要文件材料；

　　20)各种普查工作中形成的材料。

　　③同级机关(单位)和非隶属机关(单位)的文件材料：

　　1)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司主管业务但要执行的法规性文件；

　　2)有关业务机关对本公司工作检查形成的重要文件；

　　3)同级机关(单位)和非隶属机关(单位)与本公司联系工作的重要来往文件。

　　④下级单位的文件材料：

　　1)下级单位报送的重要工作计划、报告、总结、统计报表等文件材料；

　　2)下级单位报送的重要科技文件材料；

　　3)下级单位报送的法规性备案文件材料。

　　(2)基建档案

　　包括新建物业接管、原有物业接管、物业管理中改建、扩建、大修、公共范围内的维修形成的文件及图纸。

　　①基本建设前期工作文件，包括可行性研究文件、计划任务书、选址和设计原始资料、基本建设计划、申请报告及批复等；

　　②基本建设工程设计文件，包括设计依据文件、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件等；

　　③基本建设工程施工文件，包括施工准备文件、施工文件、验收总结文件等；

　　④基本建设竣工文件，包括竣工图、工程决算、竣工验收报告等；

　　⑤基本建设工程使用、维护、改建、扩建形成的文件。

　　(3)设备档案

　　本公司作为固定资产的机器设备和仪表仪器等方面的档案材料。

　　①设备购置文件材料(设备技术经济计算材料、有关购置的谈判文件及定购协议或合同书等)；

　　②随机文件材料(设备图册和说明书、合格证、装箱单、配件目录、安装规程等)；

　　③设备安装、使用以后形成的文件材料(设备安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养维修记录等)。

　　(4)会计档案

　　包括财务报告、会计账簿、会计凭证、工资单及其他。

　　(5)人员档案

　　主要为已故人员档案(离退休、除名、出国或赴港、澳、台定居人员档案视不同情况归档或暂由人事部门报管)。

　　(6)科教档案

　　包括科研项目及成果、培训教育管理等的文件材料。

　　(7)物业管理专门档案

　　包括物业清册、物业维修、物业租赁、住户(业主)等文件材料。

　　①物业清册，包括房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质等文件材料；

　　②物业维修材料，包括单元范围内的维修申请审批表、工程预决算表、用料单、施工图、验收证明材料，公共范围内的维修、大修材料归入基本建设档案内；

　　③物业租赁材料，包括租赁审批表、租赁合约、计租表、租金缴交情况表、租赁双方身份证明材料、租赁房屋产权证明材料；

　　④业主、住户资料，包括户主类型(业主或租户)、姓名、年龄、职业、工资状况、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。

　　(8)声像档案：

　　①反映本公司概貌的声像材料；

　　②历届主要领导人的照片；

　　③上级机关来本公司视察、检查工作形成的声像材料；

　　④本公司召开各类重要会议形成的主要声像材料；

　　⑤反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料；

　　⑥本公司领导、专家、学者参加重大公务或学术活动形成的声像材料；

　　⑦本公司组织或参加重要外事活动形成的声像材料；

　　⑧本公司安全保卫方面的声像材料

　　⑨本公司其他重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料；

　　⑩本公司获各级奖励的奖状、奖旗、证书等的声像材料；

　　B11与其他载体档案有密切联系的声像材料。

　　(9)荣誉档案：

　　包括本公司及全体员工所获各级奖励的奖旗、奖状、奖牌、奖品、证书、外单位赠品、领导题词、条幅、字画、印章等有纪念、观赏价值的物品。

　　不予归档的文件材料包括：

　　①重份文件；

　　②没有查考价值的信封和通知卡；

　　③与物业管理各项业务无关的群众来信；

　　④无保存价值介绍信、便条、录音带、录像带。

　　2.归档时间

　　归档时间是指业务部门将立卷完毕的档案向档案部门移交的时间。

　　各项工作完成后，对所形成的文件材料应及时进行整理、立卷并归档。对于一些马上就要查考利用的文件材料在工作完成后立即整理归档，如住户资料、物业技术方面的资料、房屋的常规资料。这样才便于管理人员熟悉房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质、设备安装、管道埋设情况以及业主和住户的家庭情况。其他行政管理档案、党群档案、会计档案、审计档案、经营管理档案等等可根据工作情况一年归档一次，一般在次年上半年完成。

　　3.归档要求

　　(1)收集齐全，经过分类、立卷，并正确划分保管期限。案卷质量符合规范要求，卷内文件材料线条、字迹清楚、纸质优良。档案部门在归档时应严格把握部门立卷原则，对案卷质量进行检查，不合格的退回档案形成部门重新整理；

　　(2)经过必要的技术加工，正确拟制案卷标题，填写案卷封面、卷内文件目录、备考表。有条件的单位可采用计算机打印。

　　(3)编制案卷目录或移交清单一式数份，以供归档时双方核准后签名使用。案卷目录最少应包括案卷号、案卷标题。

　　4.归档手续

　　建立和履行归档手续，有利于明确责任和义务，保证归档案卷的质量。

　　(1)编制归档材料案卷目录或移交清册，一式两份或三份，移交时按目录或移交清册清点，交接双方签字，各留一份(档案室可留两份)，以便查考。

　　(2)归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料交待清楚。

　　四、物业档案的更改

　　物业档案的更改是指按照一定的原则、制度与要求，用特定的方法改变物业档案某些内容的一项工作。

　　物业档案的更改是物业档案管理机构档案管理工作的一项重要内容。为了维护物业档案的准确性，保证物业档案同它所反映的物业管理活动的现实情况相一致，必须根据现实情况的变化，及时对有关的物业档案进行相应的修改和补充。这项工作也称为物业档案的动态管理工作。如某住户在填写入住表格时将自己身份证号码写错了，事后发现，提出更改身份证号码的要求，档案室根据有关规定实施了更改，保证了档案的准确性。

　　物业档案的更改是一项严肃的工作，必须严格遵守更改制度的有关规定，严格按照更改程序和更改方法进行。

　　(一)更改权

　　文件材料归档后转化为档案不能随便进行更改。如需更改，应指定专人负责。

　　(二)更改程序

　　1.提出更改理由。如发现档案记录的数据与现实情况不相符或有新的数据需要补充，应由当事人提出书面理由。

　　2.有关负责人审查。当事人提出更改理由后，有关负责人应进行核实。

　　3.作出更改决定，并写明更改内容。

　　4.填写更改表，交由档案室实施更改。更改必须同时更改档案实体和已从档案实体中提取出来的档案信息，更改完成后，应进行检查并将更改表附在所更改的案卷内。

　　(三)更改方法

　　1.划改。即对要更改的内容用45°的斜线轻轻一划，然后在旁边写上正确内容。如：

　　2.刮改。即将要更改的内容用刀片轻轻刮掉，然后填上正确内容。

　　3.更换。即用正确的文件替换有错误的文件。这种情况要在卷内备考表上说明。

　　更改之后，要盖上业务校对章，更改人签名，注明更改日期。

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