第三节　物业档案的整理

　　一、物业档案全宗的划分

　　物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理，并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。

　　根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起，就是一个新的立档单位，在其基本职能没有发生重大改变，只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下，其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如，物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理，部分档案因此也移交出去，但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处(小区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一个全宗，而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(小区)转出时，将有关本公司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司，成为下一间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是，遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一个全宗，合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并，这样就存在三个不同的全宗，即1990～1999甲公司全宗、1992～1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

　　二、全宗内物业档案的分类

　　(一)分类的含义和要求

　　1.分类的含义

　　全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同，把物业管理公司的全部档案分成若干类别，并组成体系，以利整理、保管和利用的过程。

　　为便于全宗内档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的依据。所谓分类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。类目，是档案分类表的构成单元，是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的，在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。

　　2.编制分类方案的基本要求

　　(1)分类应该体现客观性，即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发，按照文件在物业公司或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类，最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。

　　(2)分类应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等，内容上相互排斥、不能相互包容。

　　(3)分类应该具有实用性，即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。

　　(4)分类应该具有发展性，即在档案类目的具体设置上，不仅要考虑到现有的档案情况，还要进行科学预测，充分估计到可能出现的新类目，使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展的，物业公司的业务范围也会不断的扩大，公司职能也会不断的加强，随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时，应充分认识这一点，给类目留有一定的发展空间。

　　(二)分类的作用

　　物业公司管理着一定规模的物业，业务范围广，设置的机构众多，各部门产生的档案纷繁复杂，如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别，就无法立卷、保管和利用。再者，在新的形势下，档案机制必须深入到日常的业务工作中去，对全宗内的档案进行分类，可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因此，全宗内物业档案的分类就显得非常重要。

　　(三)编制分类方案的指导文件

　　物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时，可参照国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类方法执行。

　　《工业企业档案分类试行规则》适合一个全宗内全部档案的分类整理，编制目的是解决企业档案实体的分类整理和排架管理，属于档案实体分类。其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业的职能活动，遵循企业活动的特点和档案的形成规律。

　　(四)编制分类方案的步骤

　　1.在编制物业公司分类方案之前，必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案(文件材料)进行全面的了解和掌握

　　综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等各种职能部门；公司下一级是各物业管理处(小区、大厦)和公司开办的企业。办公室产生公司行政管理档案、人事档案；财务部产生财务档案；经营部产生经营管理档案；租赁部租赁管理档案；物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案；工程部产生基建档案、修缮档案。对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率都应在编制分类方案之前了解清楚。

　　2.根据1991年国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》的分类原则，以物业公司的全部档案为对象，以公司的主要管理职能为标准划分一级类目

　　《工业企业档案分类试行规则》设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。

　　根据目前物业公司的职能范围，物业公司的分类方案可设房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。这些一级类目能包括物业公司的全部档案，即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。

　　《工业企业档案分类试行规则》中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求，视档案管理实际操作的方便程度，增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。这种情况下，物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。

　　凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。

　　3.根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目

　　二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定，业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目，反之则不需要再设置下一级类目，以免分类方案复杂化。

　　(1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式，再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。房产类可按问题细分为报表、账目、清册；住户类可按是否为业主细分业主和租户，也可不再细分；租赁可细分为商业租赁和住宅租赁，或不细分；修缮类可细分也可不细分。

　　(2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其他。

　　(3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。

　　(4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。

　　(5)会计档案可按会计文件形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。

　　(6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。这三大类下二级类目的设置可参照《企业档案分类与组卷实用参考》中的附表《工业企业档案分类表》进行。

　　(7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等，不同载体可再按专题(内容)细分。

　　(8)荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。

　　4.对物业档案分类类目进行标识，即编制物业档案的分类号

　　分类号，是指类目的简明编码，标记各级类目的符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置，以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。

标识物业档案分类号，是指依据物业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。如“9”表示“会计档案”；“9.1”表示“会计档案”的下位类“财务报告”。同一全宗内不能有相同的分类号。详见物业公司档案分类表(表3-5-1)。

　　三、物业档案的立卷和编号

　　(一)立卷的含义

　　立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，即档案基本的保管单位。立卷是档案整理工作的基础内容之一，它的作用在于揭示档案文件之间的联系，使文件更加系统化，条理化，便于保管和利用。

　　案卷由两部分组成：一是经过整理的文件材料本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录，通常排列在文件材料之前。卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格，通常排列在文件材料之后。

　　案卷有装订和不装订两种形式。物业档案的案卷有文字材料型(如党群工作类档案)、图样材料型(如基建档案)、图文混合型(如修缮档案)、声像材料型(如照片档案)等四种类型。

　　(二)各类档案的立卷方法

　　物业档案全宗由11大类档案组成，各类档案的内容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各类档案的立卷都要遵循物业档案文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并要便于保管和利用。

　　1.物业管理专门档案

　　(1)租赁档案

　　租赁档案采用按房屋租赁单元立卷，即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位。如租赁合约签署的租赁地址为2503房，我们便将有关2503房的租赁文件材料组成一个案卷；如租赁合约签署的租赁地址为2503～2509房，我们便将有关2503～2509房的租赁文件材料组成一个案卷。原租赁关系解除后，房屋再次出租，所签署的租赁合约及其相关文件材料应另外组成新的案卷。同一房屋单元的不同时期组成的租赁档案在实体排架上并不集中在一起。租赁档案案卷内文件材料的排列按结论性材料在前、依据性材料在后；中文译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。如：组卷时应将租赁合同排在最前面。

　　(2)住户(租户)档案

　　以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内一个房屋单元的住户资料，包括有关入住手续、家庭概况等文件材料组成一个案卷。这里的“一段时期内”指的是该房屋单元的住户资料积累到了一定厚度的时间段，对于不同的房屋单元其时间段长短不同。同一房屋单元的不同时期组成的住户档案在实体排架上并不集中在一起。住户(租户)档案卷内文件材料按时间顺序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。

　　(3)修缮档案

　　以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内同一单元的修缮材料组成一卷；如属公共设施或重大项目维修产生的档案归入基建档案类。同一房屋单元的不同时期组成的修缮档案在实体排架上并不集中在一起。修缮档案案卷内文件材料的排列同样按结论性材料在前、依据性材料在后；译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。

　　(4)物业房产档案

　　以小区或管理处为立卷单位。

　　2.设备、仪器档案

　　以一种或一套设备、仪器为立卷单位。设备、仪器档案按依据性材料——设备、仪器开箱验收——设备、仪器安装调试——设备、仪器运行维修——随机图样排列。随机图样也可单独立卷。

　　3.基建档案

　　以一个项目或一项工程为立卷单位。基建档案按依据性材料——基础性材料——工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)——工程施工

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