4.科研档案

　　以科研课题为立卷单位。科研档案按课题立项阶段——准备阶段——研究实验阶段——总结鉴定阶段——成果申报奖励阶段——推广应用阶段排列。

　　5.行政管理档案

　　行政管理档案按年度——问题——保管期限进行立卷，即将同一年度形成的同一问题且同一保管期限的文件材料组成一卷。卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列。跨年度的请示与批复放在复文年立卷，无复文则放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在内容针对的第一年立卷；跨年度的会议材料放在会议开幕年立卷。密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；决定性文件材料在前，依据性材料在后。

　　6.经营管理档案

　　同行政管理档案。

　　7.党群工作档案

　　同行政管理档案。

　　8.声像档案

　　声像档案包括照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片等特殊载体档案。对这部分档案立卷时应先将不同载体形式的档案分开，同一载体形式的档案根据实际情况按专题(问题)进行分类后再立卷：

　　(1)照片

　　以张为单位立卷。照片的底片应单独整理与存放，照片和说明一同整理和存放。一般应以照片的自然张为单位编写说明，一组联系密切的照片应加总说明。

　　(2)录音、录像带

　　以盒为单位立卷。如果同一内容分录了数盒，应统一编一个案卷号，每盒再编案卷分号。

　　(3)计算机磁盘

　　以盘为单位立卷。如果同一内容分录了数盘，应统一编一个案卷号，每盘再编案卷分号。

　　(4)缩微胶片

　　以卷为单位立卷。

　　以上各案卷的排列按时间先后进行。

　　9.人员档案

　　以个人为立卷单位。卷内文件材料的排列先按材料类别再按形成时间先后进行。人员档案卷内文件材料可分成10大类：(1)履历材料；(2)自传材料；(3)鉴定、考核、考察材料；(4)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；(5)政审材料；(6)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；(7)奖励材料；(8)处分材料；(9)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；(10)其他可供组织参考的材料。

　　10.会计档案

　　会计档案按形式——年度——保管期限进行立卷，即将物业公司形成的会计档案，先按财务报告类、会计账簿类、会计凭证类、工资单或其他四种形式分开，再按会计年度分开，最后按永久、定期(25年、15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分别立卷。案卷顺序号按属类内(财务报告、会计凭证、会计账簿、工资单及其他)年度流水编号。卷内文件材料按时间顺序排列。

　　11.荣誉档案

　　先按荣誉档案的形式进行分类，以件为立卷单位。

　　(三)卷内文件的编码

　　案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在右下角背面在左下角编写页号。页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清楚。案卷封面封底、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

　　装订形式的案卷，采用大流水方式编写案卷页号；不装订形式的案卷，两页以上的单份文件应单独装订和单独编写页号。不装订案卷内的文件应逐件加盖档号章。

　　档号是指档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的结构分为三种：第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号；第二种结构为：全宗号——类别(分类)号——案卷号——件、页(张)号；第三种结构为：全宗号——类别(分类)号——项目号——案卷号——件、页(张)号。物业档案可采用第三种结构，一案一号，全宗内不允许有相同的档案号。

档号章位置在每件文件首页的右下角，其内容、格式、尺寸及填写规范如下：

　　1.全宗号

　　档案馆给定立档单位(物业公司)的编号。

　　2.类别号

　　即类目号，分类号，标注各级类目的符号。

　　3.项目号

　　租赁、修缮、住户、房产、工程、课题、设备等档案的代字或代号，具体可引用有关管理部门编制的项目代号。如一个物业公司可用该公司所管辖的各管理处(小区)的代号作为租赁档案或修缮档案的项目号。

　　4.案卷号

　　案卷排列的顺序号。

　　5.件号

　　案卷内文件的顺序号。

　　(四)填写案卷封面

　　案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。

　　1.党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、科研档案案卷封面的填写。式样见表3-5-2，其内容及填写规范如下：

　　(1)案卷题名案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

　　(2)编制单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

　　(3)编制日期填写案卷内文件材料的起止日期。

　　(4)保管期限填写划定的保管期限。

　　(5)密级依据保密规定填写。

　　(6)档号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。

　　(7)档案馆(室)代号填写国家给定的本档案馆(室)的编号，同全宗号。

　　(8)缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。无缩微业务的单位此项可留空。

　　2.物业管理专门档案案卷封面的填写。式样见表3-5-3～表3-5-6，其填写规范如下：

　　(1)房屋座落。填写房屋所在行政区、路、街、门牌号码、管理处(小区)、房号。

　　(2)出租人。填写房屋产权所有者姓名。

　　(3)承租人。填写承租房屋者姓名。

　　(4)住户。填写房屋使用人(承租、出租人)姓名。

　　(5)全宗号、分类号、项目号、案卷号、编制单位、编制时间、缩微号、保管期限、密级填写规范同档号章或表3-5-2的填写规范一致。

　　3.人员档案案卷封面式样见表3-5-7。

　　4.照片、录音、录像带、计算机磁盘案卷封面内容参见表3-5-8。

　　5.会计档案案卷封面式样见表3-5-9。填写规范如下：

　　(1)全宗名称、类别、全宗号、案卷号、保管期限、案卷标题。

　　(2)起止时间。填写卷内文件的起止时间。

　　(3)卷内页号。填写卷内文件的起止页号。

　　(4)目录号。填写案卷所属分类目录的号码。

　　(五)填写备考表

　　卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。如更改档案或补充档案材料都可在此反映。式样见表3-5-10。

　　(六)编制案卷脊背

会计档案的案卷背脊式样见表3-5-11。内容包括全宗号、目录号、案卷号、类别、期限、册号等。其他类别档案案卷脊背可编也可不编，其内容包括有案卷题名、档号。式样见表3-5-12。

 表3-5-2 党群工作、行政管理、经营管理、基础、设备、科研档案案卷等封面

档       号___________
档案馆号___________
缩 微 号___________

企业档案

案卷题名______________
               ______________
编制单位______________
编制日期______________
保管期限______________
密        级______________

 注：案卷外封面：300mm*220mm  案卷内封面：297mm*210mm

表3-5-3  物业维修档案案卷封面

物业修缮档案

修缮地址______________________
               ______________________
住       户______________________
编制单位______________________
编制时间______________________
密        级______________________

缩微号______________保管期限______________

全宗号 分类号 项目号 案卷号

297mm*210mm

表3-5-4  物业租赁档案案卷封面

物业租赁档案

租赁地址______________________
                ______________________
出 租 人______________________
承 租 人______________________
编制单位______________________
编制时间______________________
密        级______________________

缩微号______________保管期限____________

全宗号 分类号 项目号 案卷号

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