表3-5-10 卷内备考表

卷内备考表

说明

                      立卷人            年  月  日

注：297mm*210mm

 表3-5-12 案卷背脊

档号

案卷题名

高：300mm  宽可选择20mm，30mm，40mm，50mm，60mm

 表3-5-13 案盒封面

档案

年至   年     本盒共  卷    保管期限 

表3-5-14  卷盒背脊

全宗号

分类号

项目号

年度

案卷号

至

　　(七)文字材料型、图纸材料型、图文混合型案卷的装订

　　案卷可采用装订和不装订两种形式；案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面；案卷装订时必须去掉金属物。

　　1.装订方式：对齐左下角，采用三孔一线的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷内目录、卷内备考表装订牢固，并在封底绳结处粘上封纸，盖上骑缝章。行政管理、经营管理、党群工作档案、会计档案一般不用补充文件材料，可采用装订形式进行管理。

　　2.案卷不装订时，其卷内文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序，并装入案袋或卷夹内。房产物业管理档案、基建档案等可采用不装订形式进行管理。

　　(八)案卷的入盒

　　案卷装订或装袋后，必须装入卷盒内保存。

　　1.物业管理专门档案、党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、人员、科研档案

　　卷盒尺寸采用310ｍｍ×220ｍｍ，其厚度可根据需要分别设置30，40，50，60ｍｍ的规格，在盒盖翻口处中部应设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。

　　卷盒封面项目包括全宗名称、类目名称、年度、卷数、保管期限，式样见表3-5-13。其填写规范与案卷封面同。

　　卷脊项目包括年度、类别号，项目号，案卷起止号，式样见表3-5-14。其填写规范如下：

　　(1)年度。填写盒内文件材料的起止年份。

　　(2)卷数。填写盒内所装案卷的数量。

　　(3)起止卷号。填写盒内案卷的案卷起止号。

　　(4)其余项目的。填写方法同软卷皮格式。

　　2.会计卷盒封面和背脊内容格式可参照以上案卷封面和背脊格式，并将项目号改为目录号。

　　3.照片、录音、录像带、计算机磁盘卷盒封面内容同其案卷封面内容。

　　(九)编目移交

　　文件材料组卷后要按照档号顺序编制案卷目录。案卷目录随档案一并移交。

　　四、物业档案案卷目录的编制

　　(一)案卷目录的含义

　　案卷目录是著录全宗内所有案卷的内容与成分等情况，并装订成册的一种检索工具。它是按照一定的规则编排而成的档案条目组合，是档案管理、检索、报道的工具。

物业档案全宗内案卷目录一般有案卷总目录、案卷分类目录、案卷专题目录等三种类型。

(二)物业档案案卷总目录的编制

　　物业档案案卷总目录是物业管理档案案卷的总登记账，其目的主要是为掌握物业档案数量与物业档案基本内容，便于统计管理。案卷总目录包括如下项目：

　　1.总登记号

　　物业公司档案管理部门对接收的档案，按照归档时间顺序，以案卷为单位登记的流水编号。

　　2.归档时间

　　案卷归档的实际时间，按年、月、日填写。

　　3.案卷题名、档号、编制单位、编制日期

　　按照案卷封面上已填写的内容填写。

　　4.份数、张数

　　按照案卷备考表内注明的文件份数、文件总页数填写。

　　5.变更情况

　　填写案卷管理过程中各种变更情况。

　　6.备注

　　填写针对本案卷需要说明的事项。

　　案卷总目录只是按档案归档顺序登记的流水账本，一般不具有查找功能。物业公司可根据实际情况选择编与不编案卷总目录。

　　(三)物业档案分类目录的编制

　　物业公司档案分类目录是以全宗内一级类目或二级类目、三级类目为基本单元，以该类目的案卷为登记单位，依照案卷已整理排列顺序进行流水登记的档案目录。

　　案卷分类目录与案卷总目录存在两点区别：其一，分类目录不仅能固定案卷之间的排架顺序和揭示不同类别档案的成分，并统计各类档案的数量，而且便于案卷的查询和提供利用检索服务。其二，案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序，而分类目录是依据各类目内案卷排架顺序进行登记案卷的分类顺序号。

　　物业公司档案分类目录的项目与案卷总目录项目基本相同，主要有分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、变更情况、备注。分类顺序号填写该分类内的案卷排列顺序号，其他项目与总目录填法一致。具体到不同类目其分类目录的编制各不相同。

　　1.行政管理档案、党群档案、经营管理档案、基建档案、科研档案、设备档案、声像档案可各自编制案卷分类目录。

　　2.房产物业管理档案可按照二级类目或三级类目编制若干本案卷分类目录，如物业房产档案目录、物业公司租赁档案目录(物业公司商业租赁档案目录、物业公司住宅租赁档案目录)、物业公司修缮档案目录、物业公司业主档案目录。

　　3.会计档案按报表、账簿、凭证、工资单各自编案卷目录。

　　4.已故人员档案独立编制分类目录。

　　(四)物业档案专题目录的编制

　　物业档案专题目录是揭示物业管理全宗内有关某一专题的档案内容和成分的检索工具，属检索型目录之一。它的特点是选题的灵活性，集中了有关某一专题的全部档案，不受案卷顺序号的限制，目的是通过该专题的关键词来检索档案案卷号及其他相关内容。

　　物业档案专题目录的项目与分类目录基本相同，不同的是专题目录将该专题的关键词排在表格的最前面，案卷号等其他项目相应的排在后面。如物业公司租赁档案分类目录，其表格内各项目是按案卷号——地址——出租人(业权人)——承租人——租赁时间——备注等顺序排列的；而物业公司租赁档案业权人专题目录，其表格内各项目是按出租人(业权人)——案卷号——地址——承租人——租赁时间——备注等顺序排列的，即将出租人栏目排在其他各项的前面。

　　五、立档单位与全宗说明

　　(一)立档单位与全宗说明的作用

　　在整理工作中，对物业公司的历史沿革和物业档案状况进行充分研究后，写出的书面材料，称为“立档单位和全宗说明”，又称“立档单位和全宗历史考证”。它可以作为物业档案整理工作方案的一部分，也可作为单行材料。其作用有：

　　1.它是正确地制订物业档案整理工作方案和科学地组织物业档案整理工作的依据。对全宗内各个部分档案整理的具体要求和方法，都只有在深刻而全面地研究物业公司和全宗历史的基础上才能确定。

　　2.它是物业档案整理工作中必要的参考材料。在确定物业档案所属全宗、考证文件日期和所属组织机构、档案的归类等方面，它能提供一些可以参考的材料，可以减少立卷中的困难，提高效率。

　　3.它对鉴定物业档案价值有辅助作用。了解和明确物业公司的主要职能和任务、领导关系、档案保管程度以后，才便于正确地鉴别文件的价值，比较准确地划分物业档案的保管期限。

　　4.它可以作为编制检索工具的基础材料。档案馆(室)在编制各种检索工具，尤其是在编制全宗介绍、档案馆指南等大型检索工具时，都需要了解整个全宗以及物业公司的历史。

　　(二)立档单位和全宗说明的内容

　　1.物业公司的历史沿革。包括物业公司成立、停办、撤销的时间和原因；物业公司的性质、任务、职权范围及其变动情况；物业公司在社会中的作用及领导关系和隶属关系的变化情况；物业公司内部组织机构的设置、职能及其变化情况，负责人姓名；物业公司文书工作制度(行政管理、党群工作、经营管理)及其变化情况，文书处理中的印章及其作用。

　　2.全宗档案情况。包括全宗档案内容与成分的概况；物业档案入馆(室)前的保管处所和保管情况；物业档案何时入馆、是否受过损失、是否经过鉴定、销毁数量等；物业档案利用情况。

　　(三)立档单位和全宗说明的编写方法

　　1.研究规定物业公司任务、职能和组织机构的决议、章程、条例、办法、命令、指示等法规性文件，并参阅物业公司历史大事记、工作总结和有关报刊资料，以熟悉物业公司和全宗的情况。

　　2.通过访问物业公

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