首先要做到组织落实，组成一个文件编制小组，负责手册编制的协调工作。该编制组一般由来自多个职能部门的熟悉ＩＳO9002标准和实际情况的人员组成，以保证质量手册草案的准确性和完整性，以及手册内容和编写风格的连续性。ＩSO10013《质量手册编制指南》对初编质量手册的企业推荐了下述步骤：

　　1.确定并列出现行适用的质量体系方针、目标和程序或编制相应的计划；

　　2.依据所选用的质量体系标准确定相应的质量体系要素；

　　3.使用各种方法，如调查或面谈，从各个方面收集涉及质量体系的资料；

　　4.从业务部门收集原始文件或参考资料；

　　5.确定待编手册的格式和结构；

　　6.根据预定的格式和结构将现有文件分类；

　　此外，根据我国《质量管理和质量保证》国家(国际)标准的实践，以及已获准认证注册单位的经验，还应强调：

　　a)手册发布前，应由企业的管理者代表对其进行最后的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。对手册的可行性进行评定，然后批准发布，并在所有文件中标出批准的识别标记。

　　ｂ)经批准的手册内容(无论是整本或章节)，应保证所有使用者都能正确使用。质量管理部门应保证企业内每个使用者都熟悉手册中与其有关的内容。

　　c)应规定手册编制、控制和更改的办法，应由专门的部门负责文件管理。

　　ｄ)文件发行和更改应经过审批。

　　(二)质量手册的内容和要求

　　为了与标准要求对照，并易于理解和执行，质量手册格式应与具体的质量体系要素各章节的编排格式尽可能一致，章节、符号、图解和表格的编排均应清楚合理。质量手册的内容和编制要求为：

　　1.标题、范围和应用领域

　　应清楚表明手册的内容范围和应用领域。内容范围中应规定所有适用的质量体系要素。

　　2.目录

　　应该列出质量手册各章、节的题目和页码。

　　3.前言

　　应介绍本企业和本手册的梗概，至少应包括单位的名称、地点和通讯方法，也可包括如业务往来、主要背景、历史和规模等，还应介绍质量手册的以下内容：

　　a)现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应的内容；

　　ｂ)简述手册如何确认和保持，其内容由谁来审核和审核周期，授权谁来更改和批准质量手册，及换版的审定方法；

　　c)简述标识、分发和控制程序，是仅限内部使用还是可以对外，是否含有机密内容；

　　ｄ)负责质量手册实施的人员批准签字(或其他批准方式)。

　　4.质量方针和目标

　　应规定本企业质量方针，明确本企业对质量的承诺，概述质量目标，还应说明该质量方针如何为所有员工熟悉和理解，如何确保各级人员的贯彻和保持。质量方针也可在相应体系要素中作进一步阐述。

　　5.组织结构、职责和权限的说明

　　本章应明确本企业内部的机构设置，可以在本章或在体系要素程序中分条款详细阐明影响到质量的管理、执行和验证职能的部门的职责、权限及其接口和联系方法。

　　6.质量体系要素的描述

　　本章首先应明确质量体系由哪些要素组成，并分章描述这些要素。除组织结构中提到的职责外，主要阐明实施和控制该要素的各种质量活动的方法和引用的文件等。

　　7.定义(如需要)

　　质量手册应尽量使用公认的术语和定义，但需要时可根据本企业实际情况进行定义。这些定义应保证对手册内容有完整、一致、清楚的理解。

　　8.质量手册的使用指南

　　需要时，可考虑增加一个索引，或增加一个标题、关键词、章号、页码对照表，或其他有助于迅速阅读质量手册的指南，也应包括本质量手册的编排方式以及各章的简短摘要。

　　9.支持性信息的附录。

　　(三)质量手册编制要点

　　质量手册是一个纲领性的文件，在进行质量手册的编制时应注意的要点是质量手册一定要简明扼要，尽可能精炼、尽可能压缩。质量手册的内容和格式基本上是固定的。内容包括目录、公司简介或者是前言、编制说明(说明是谁组织编制的、采取的标准及质量手册的修改)。物业管理实施ＩSO9002质量体系包括19个要素，这些要素应按顺序编写。在质量手册的编制中，主要有两个问题：一是各部门的管理职责一定要组织进行讨论；其二就是在管理职责分配清楚后，应该编制一张质量职责要素分配表，就是把19个要素(比如说4.1、4.2……4.19、4.20)一行一行的排列下来，然后把各个部门排列下来(如质量管理部、工程部、企划部等)，再把每个要素分配到各个部门中去(如质量管理部对应哪些要素)。认证机构在进行审核时往往需要申请认证企业提供此表，以便对照要素去审查对应的部门。质量手册编制的内容应尽量简化，若过于复杂，就与程序文件没有区别，没有侧重点。

　　三、程序文件的编制及其要点

　　(一)程序文件的主要特点

　　1.程序文件应阐明影响质量的管理人员、执行人员、验证或评审人员的职责、权力和相互关系；说明实施各种不同活动的方式、将采用的文件及控制方式。

　　2.程序文件范围和详细程度应取决于工作的复杂程度，所用的方法，以及这项活动涉及人员所需技能、素质和培训程度。

　　3.每一个程序文件都应能回答“5Ｗ1Ｈ”，即做什么(ＷＨＡＴ)、什么时间去做(ＷＨＥＮ)、什么地点或什么场合做(ＷＨＥＲＥ)、由谁去做(ＷＨ0)、为什么这么做(ＷＨＹ)、以及如何做(ＨＯＷ)包括如何确定保障条件等。

　　4.所有的程序文件都应简练、明确易懂、并规定所采用的方式和合格的判定准则。

　　5.每一个程序文件的结构和格式编排都应统一模式化。

　　(二)程序文件的编制

　　1.对现行文件分析

　　收集现行的各种标准、制度和规定等文件，很多都具有程序性质，但也都可能有其不足之处，应该以保证质量体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和检查。

　　2.编制程序文件清单

　　根据质量体系总体设计和对质量体系要素逐级展开的质量要求，确定应编制的程序文件清单，对照已有的各种文件，确定需新编、改写和完善的程序文件，制定计划逐步编制。

　　3.程序文件的结构和格式

　　程序文件一般包括：

　　a)文件编号和标题；

　　ｂ)目的和适用范围；

　　c)相关文件和术语；

　　ｄ)职责；

　　e)工作程序；

　　ｆ)质量记录表格。(三)程序文件内容与编制要求

　　1.文件编号和标题

　　编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的程序文件应统一编号，以便识别。标题应明确说明开展的活动及其特点，如“不合格品控制程序”、“内部质量审核程序”等。

　　2.目的和适用范围

　　一般简单说明为什么要开展这项活动，涉及哪些方面。

　　3.相关文件和术语

　　相关文件系需引用的或与本程序相关联的文件，术语指本程序涉及到的并需说明的术语或名词。

　　4.职责

　　明确由哪些人实施此项程序，他们的权责、接口及其相互关系。

　　5.工作程序

　　一步步地列出开展此项活动的细节，保持合理的编写顺序。明确输入、转换的各环节和输出的内容，其中物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其他活动接口处的协调措施；明确每一个环节转换过程中各项因素及所要达到的要求，所需形成的记录和报告及相应的签发手续。注明需要注意的任何例外或特殊情况，必要时辅以流程图。

　　程序文件应得到本活动有关负责人员同意和接受，并为所有与作业有接口关系的人员所理解，必须经过审批，注明修订情况和有效期。

　　四、质量记录的编制过程及其要求

　　质量记录的设计应与编制程序文件同步进行，以使质量记录与程序文件协调一致，接口清楚。

　　(一)编制过程

　　1.编制关于质量记录的总体要求的文件。

　　根据质量手册和程序文件以及质量可追溯性要求，应对质量体系中所需要的质量记录进行规划，同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及质量记录要求作出统一规定。

　　2.表卡设计。

　　在编制程序文件的同时，分别制定与各程序相适应的记录表卡。必要时可将表卡附在程序文件后面。

　　3.校审和批准。

　　汇总所有记录表式，组织有关部门进行校审。校审的重点，应从质量体系的整体性出发，在各表卡间的内在联系和协调性、表式的统一性和内容的完整性方面进行校审并作相应修改后，报主管领导批准。

　　4.汇编成册。

　　将所有表式统一编号，汇编成册发布执行，必要时，对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。

　　(二)编制要求

　　1.应建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序；

　　2.质量记录应在适宜的环境中贮存，以防止损坏或丢失。保管方式应便于查询，应制定顾客的分承包方查阅和索取所需记录的有关规定；

　　3.应明确质量记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁带、磁盘或其他媒介)；

　　4.按规定表式填写或输入质量记录，做到记录内容准确，填写(输入)及时，字迹清楚整齐；

　　5.应根据需要规定质量记录的保存期限。质量记录保存期限一般应遵循的原则是：

　　a)有永久保存价值的记录，应整理成档案，长期保管；

　　ｂ)合同要求时，记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定；

　　c)无合同要求时，产品记录的保存期一般不低于产品的寿命期或责任期。

　　此外，还应规定对过期或作废记录的处理方法。

　　五、质量体系文件的修改和完善

　　一个企业的质量体系文件编制完成后，并不是一成不变，随着外部环境或内部条件的变化，必须不断地进行修改。当一个企业内部组织机构发生了变化，文件就得调整。质量体系文件需要不断地修改与完善，它本身就是一个不断修改与完善的过程。ISO9002是一个活页夹的文件，不适应企业的实际情况就尽快修改，当然这种修改仅是局部修改，修改合适后，再发布新的质量体系文件，这是ISO9002的一个优势。如果一个企业的领导人真正认识到ISO9002质量体系文件的内涵，就一定会对其进行不断修改和完善。

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