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2012物业管理《综合能力》:公共关系基础应用

时间:2012-04-18 14:58:32  来源:本站整理  作者:佚名   打印

第四节 公共关系基础知识在物业管理中的应用

  物业管理行业作为一个新兴的服务领域,正处在一个逐步发展壮大的过程中。通过把公共关系引入到物业管理企业,可以为物业管理企业获得有利的公共宣传,建立良好的“法人”形象,及时处理在物业管理过程中可能发生的不利事件,提高自身在社会公众中的地位和知名度。因此,如何运用公共关系,应当引起物业管理企业管理者的高度重视,并把它作为一种内求团结、外求发展的管理手段纳入日常工作范畴,从当前自发性的不自觉的活动中转人到有明确工作目标和指导思想的状态中来。

  一、物业管理企业如何运用公共关系基础知识协调各方面关系

  物业管理企业面对的公共关系对象主要有政府主管部门、房地产开发企业、专业服务公司、业主大会和业主委员会、新闻媒体等,企业应针对不同的对象,采取不同的方式进行有效协调沟通。

  (一)与业主进行有效协调沟通

  业主是物业服务合同的主体,是物业管理企业的服务对象,因此,企业应把与业主的关系放在首要位置。从物业管理企业在进行公共关系处理过程中出现的矛盾可以简单归结为几个要点:一是有些物业管理服务内容没有硬性标准可参考,使业主的期望与实际感受往往有差距;二是物业管理企业矫枉过正,为了争夺市场,对服务给予过高承诺;三是业主在享受权利的同时,并不清楚自身的义务。针对这些情况,要从根本上解决业主与物业管理企业的矛盾冲突,首先要了解业主的需求,适度超越业主的期望;其次是物业管理企业对业主的承诺要客观实际,不能过高或过低,并在组织内部协调工作流程,保证兑现承诺;此外,还要积极与业主进行沟通,增强业主在物业管理中的责任意识;最后,当投诉事件不可避免地发生时,要快速有效地处理矛盾,吸取经验,让业主满意,并完善企业本身。

  企业与业主之间如果缺乏有效的沟通,业主不理解管理企业的工作,因而彼此间容易产生误会和隔阂,甚至产生对立情绪。现在很多问题,可以说都是因为业主和企业之间缺乏沟通或沟通不当造成的。作为物业管理企业,及时运用公共关系相关理论和知识与业主进行有效沟通,是物业管理工作的持续重点工作之一。

  具体来说,物业管理企业可通过以下途径加强与业主的沟通:

  (1)主动上门了解业主

  企业的相关人员可以采用主动上门了解业主的需求的方式,向业主介绍企业运作情况,向业主解释物业管理有关规定,征求业主对企业的意见和建议,当场解决业主的疑难问题,能更好地体现“业主至上,服务第一”的宗旨,使业主感受到企业热情而主动的服务,可缩短业主与企业之间的距离,加强彼此间的了解,还提供了业主和企业今后沟通的有效途径。

  (2)开辟各种宣传园地

  企业可以在物业出入口处或者客户集中的地方开辟宣传园地,定期出版物业管理的宣传杂志。通过宣传栏,宣传杂志等发表业主对管理工作的意见,体现企业对业主的尊重,吸引业主积极参与,积极配合管理工作。通过这些宣传园地,企业可将具体的管理制度,服务程序和管理费收支情况,重大的管理措施等通告给业主,征求业主的意见,取得客户的监督;通过这些园地,企业还可向业主提供一些有关房地产、法律、经济等咨询服务和商业信息,以满足业主多方面的需求。

    (3)开展丰富多彩的社区文化活动

  随着生活水平的不断提高,业主们希望在物业管理管辖范围内可以有丰富的业余生活,以消除工作中的疲劳,得到一个安全、文明、舒适、和谐的居住或工作环境。企业除了要为业主提供优质服务和高效管理以外,还应加强社区文化建设,开展各种文娱活动,以活跃社区文化气氛,丰富业主的业余生活,加强业主与管理企业的沟通,加强业主与业主之间的沟通,提高整个社区文化水平,建立睦邻和谐的社区环境。

  (4)有效的处理业主投诉

  投诉是业主的权利。作为服务业,即便是最好的企业也不能避免客户的投诉。物业管理企业必须以一种正面的心态来理解业主的投诉,投诉是企业改善服务的基础,有利于企业的健康发展。

  (二)与开发商进行有效协调沟通

  从目前的物业管理相关的矛盾纠纷可以看出,物业管理企业面临的问题,很多是开发商无法实现对业主的承诺引起的,这必须要与开发商有效协调沟通才有可能较好的解决。

  本来,开发商对业主的承诺是否能兑现是开发商和业主之间的事。从理论上来讲,物业管理企业可以不去沾边。然而,我国的物业管理企业作为业主聘请的管理者,在现实中往往扮演业主和开发商之间的“中间人”,起着协调和润滑作用。这种作用主要体现在:

  (1)客观了解情况,协助开发商与业主的沟通

  当开发商与业主发生争执时,物业管理企业应深入了解情况,掌握双方的诉求,诚信处事。在业主入住阶段,经常会发生业主对交付使用的房屋质量不满意,找到物业公司反映情况。因保修责任应由销售房屋的开发商承担,物业公司应将情况及时向开发商反映,并督促开发商与业主通过沟通寻找解决办法。

  (2)兼顾双方的利益

  物业管理企业由于介于开发商与业主之间的特殊位置,要取得两方面的配合才能把管理工作做好,因而在处理有关争议时应尽可能兼顾两方面的利益。对业主要尽力为其争取合法权益,而对开发商则要从维护其良好商誉的角度出发,说服开发商不要为小小的眼前利益而损害自己的社会形象,应对兑现自己的承诺表现出应有的诚意。

  (3)灵活务实,互谅互让,解决问题

  很多时候,开发商并不是不愿意兑现其作过的承诺,而是因确实面对一些具体困难而无法及时兑现。对这种情况,物业管理企业应协调业主和开发商的关系,让双方相互理解和尊重,共同商议出变通解决问题的办法。对不能马上解决的问题要分步解决,不能整改的问题作出经济补偿,求大同,存小异,对一些非原则性的问题,双方均多作让步,以缓解彼此的对立关系,建立友好合作的关系。

  (三)与新闻媒体进行有效协调沟通

  新闻媒体是企业同一般公众进行沟通的最经济和最有效的沟通渠道之一。对物业管理企业而言,新闻媒体兼具双重重要意义:一方面,新闻媒体是有效的传播工具,通过它可与各种各样的公众进行沟通,树立物业管理企业良好的形象,实现企业的目标;另一方面,新闻媒体又是物业管理企业非常重要的一类沟通对象,因为新闻媒体对社会舆论有着很大的影响力。

  1.物业管理企业与新闻媒体协调沟通的方式

  (1)新闻发布。对物业管理企业而言,企业历史、服务、组织策略、人物、企业形象及商业特点、员工及其活动、企业社会活动等都是新闻的理想题材,值得用新闻发布的方式公之于众。

  (2)记者招待会。采用记者招待会的方式,可以使记者们直接看到或听到他们想知道的东西,同时记者们可以当面询问企业的重要人物一些问题。对于企业而言,这是一种给新闻界留下深刻印象,进行自我推销得很好的方式。召开记者招待会时,要向记者们提供一套新闻资料,包括图表、照片等。

  (3)企业名人文章、人物志及通论文章等特写。

  此外,物业管理企业应尽量与新闻媒体合作,努力将企业管理层的观点传达给对方,防止记者们从不可靠的地方取得资料以致使事实被严重歪曲,产生不利于企业发展的舆论导向。

  2.物业管理企业应沟通协调好与新闻媒体关系,适当进行危机公关管理

  危机公关管理可分为危机预防和危机处理两类,前者是在危机发生前的未雨绸缪,后者是在危机发生后的处理应付。从某种意义上讲,企业应对危机的能力集中反映了企业的公关关系管理水平,同时也反应了企业员工的专业素质。从企业的角度出发,成熟的企业应该致力于建立一套健全的危机处理系统,力求将危机消除在萌芽阶段,或者在危机出现之时将危害降低到最小。一个企业的危机公关意识有多强,企业的抗风险能力就有多强。

  物业管理企业面对着错综复杂的多方面关系,因此必须要有危机意识。在危机公关处理时,应该从以下几个方面出发,与新闻媒体进行有效沟通:

  (1)制定沟通政策。与新闻媒体沟通之前须有周详的沟通政策,要预先拟定应对各种公众关心问题时的策略。沟通政策最关键的内容是指定新闻发言人,统一对外表态口径。切忌对外发布相互矛盾的消息,那样只能引起公众不必要的猜疑,增加危机处理的困难。

  (2)做好准备工作。要明确在公开场合不宜使用的词句,例如:死亡,事故,解雇,歧视等。同时,明确应反复强调的词句,例如:安全,关注,长期的良好关系,满意等等。此外,管理者可以要求新闻媒体在采访前列出可能涉及问题的项目,在许多情况下这种要求都能得到满足。在为问题做准备时,尽可能多地搜集数据、事实、统计结果等材料,并把它们制成卡片随身携带,以增强自己所做声明的说服力。

  (3)与新闻记者建立良好的关系。采访是新闻记者的本职工作,要尊重这一职业和他(她)的敬业精神,尽量以坦诚的态度进行沟通。新闻记者认为他们代表公众,而且认为公众有权利了解真相。因此,发言人的回答应反映出对这一立场表示感谢。管理者可能不赞成公众或媒体的某种观点,但首先要对公众的关注表示感谢。

  (4)妥善回答。管理者在采访中妥善应答是成功与媒体沟通的关键。管理者应简洁而直截了当地回答问题,不要重复采访者所说的不适宜的话,尽量引用真凭实据来加强说服力,懂得如何把问题的回答引向有利于企业的事实,变负面陈述为正面陈述,还应注意不要把采访者提出的未经本方查证的数字或事实视作讨论的依据等。

  (5)掌握好时间。在接受采访时,要掌握好时间。不要急于作答,在回答每个问题之前,用十秒钟的时间来整理答案,“十秒钟间隙法”对于防止不适宜词句的脱口而出非常有帮助。

  (四)与政府主管部门进行有效协调沟通

  物业管理企业应该有充分的社会责任感,积极协助政府主管部门做好相关的工作。企业应该密切关注与物业管理行业相关的法律法规的情况,并积极参加政府主管部门组织的相关会议,落实政府与物业管理行业相关的方针政策。企业应积极参加所在地的物业管理协会,以便更有效的与政府主管部门进行协调沟通。

[NextPage]

    二、如何加强物业管理企业的公共关系能力建设

  如何加强物业管理企业的公共关系能力建设,我们认为有以下几个要点:

  (一)确立物业管理企业公共关系工作的明确目标

  物业管理企业在策划公共关系活动时,要结合自身周边的实际情况,在实际操作中要充分体现出目的性的特征。比如在多长时间和范围内企业知名度将要达到什么样的效果,要使业主的满意度提升到一个什么样的水平等等。在制订计划时,要把物业管理企业的长远目标和现实的公共关系目标相结合,做到远近结合,既考虑到物业管理企业的需要,也要考虑到物业管理企业能否实现这个目标;实施计划时,不仅具有明确的公共关系目标,而且还要有具体的操作目标,使公共关系目标不至于表面化;评价物业管理企业的公共关系活动效果时,要以目标为准绳,通过多种方法来进行检验,对比公共关系活动开展前后企业、社会公众和业主的不同态度和变化,得出符合实际的综合评定。

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