第六章 费用报销管理规程

一、目的
本规程规范费用报销程序，确保各项费用支出得到合理控制。
二、 适用范围
本规程适用于公司各项报销费用的控制。
三、职责
1． 财务部经理负责报销单据的及时审核。
2． 公司总经理负责报销费用的审批。
四、报销程序
1．报销费用的填制要求
a） 费用经办人原则上应在费用发生后的5个工作日内到财务部办理报销手续，特殊情况可另行处理。
b） 将原始单据剪齐边角，正面朝上（与报销单据同向）粘贴在报销单的反面左边。
c） 用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实填写报销单的各项内容，如：报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。
d） 采购类经营费用，须凭有效的《请购单》（或采购计划表）和发票到仓库办理物品验收入库手续，并将进仓单、直拔单附在报销单据的后面。
e） 非采购类的行政、办公或其他费用，直接填制报销单据。
f） 外出培训费凭《培训协议》办理报销手续。
2．报销单据的审核
a） 费用报销单据经手人签名后，由各部门主管签字确认。
b） 财务部经理应在收到报销单据的一个工作日内，对各项报销费用进行严格认真的审核，凡符合报销标准的，审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后，由报销人交总经理审批。
c） 经审核报销单据不符合费用开支标准或在有其他疑问，而报销人又无法提供总经理批准的报告时，审核人应退回报销单据。

3． 费用的给付
a） 报销人依据审批手续完整的报销单到财务部出纳处签名领取费用。
b） 单位价格在2000元以下的报销费用，由出纳员用现金支付。
c） 单位价格在2000元以上的报销费用，原则上由出纳员用支票支付，特殊情况的可报财务部经理批准后，以现金支付。
d） 各费用发生前借支备用金的，由出纳员作冲减备用金处理。
4.费用报销单据的保管
a） 费用报销单据由出纳按顺序编制付款凭证，送财务部会计汇总、记账。
b） 所有报销的费用单据，由财务部加密长期保存。
5． 本规程执行情况作为财务部相关人员的考评情况之一。

第七章 工资发放规程

一、 目的
本规程规范工资发放程序，确保员工能及时、如数、安全地领取工资。
二、适用范围
适用于物业公司员工的工资发放工作
三、职责
1． 行政人事部负责每月员工考评及员工动态资料的编制。
2． 财务部出纳员负责员工工资计算和《工资发放表》的编制。
3． 财务部经理负责《工资发放表》的审核。
4． 总经理负责《工资发放表》的审批。
四、工作程序要点
1．员工每月工资的计算
a） 财务部负责每月15日发放上月1-30日的工资，遇节假日顺延（春节除外）
b） 公司人事部、管理处在每月2日前将员工考勤表送出纳。
c） 出纳员每月6日前根据考勤表、员工工资的计算系数计算员工上月工资，并编制《员工工资发放表》。
d） 员工工资的计算工式：
员工月工资＝（基本工资＋岗位工资＋业绩工资）*当月出勤天数/当月全勤天数。
e） 出纳员必须在编制完毕的《员工工资发放表》的制表人栏签署姓名及日期并于每月8日前报财务部经理审核。
f） 财务部经理应在每月10日前审核《员工工资发放表》。如有疑问，应及时查清并予以更正；如无疑问，应在财务部审核栏内签署姓名及日期后于11日前报总经理审批。
g） 总经理原则在15日前将审批完毕的《员工工资发放表》交回财务部，特殊情况另行处理。
2．年终奖金的计算
a） 公司行政人事部在规定日期（具体日期由总经理决定）将总经理审批完毕的上年度《员工考评表》交财务部会计。
b） 财务部会计根据当年可分配奖金总额并根据奖金分配方案（由总经理根据当年经营状况决定）及《员工考评表》计算出每个员工的年终奖金，并据此编制《员工年终奖金发放表》。财务部会计应在编制完的《员工年终奖金发放表》的制表人栏内签署姓名及日期。
c） 财务部经理应严格审核《员工年终奖金发放表》。如有疑问应立即查清，予以更正；如无疑问，应在审核栏内签署姓名及日期。
d） 财务部经理应及时将《员工年终奖金发放表》报送总经理审批。
e） 总经理在审批的同时应注明具体发放日期。
f） 试用期员工不享有年终奖金。
g） 奖金发放日离职的员工不享受年终奖金。
3．工资、奖金的发放
（1）银行代发的工资及奖金：
a） 出纳员根据审批手续完整的《员工工资发放表》在每月15日前将员工工资表交公司开户银行发放；
b） 新人职的员工由出纳员根据人事部提供的员工个人资料及身份证复印件向开户银行申请办理工资代发存折；
c） 新办的工资发放存折原则上在18日前由员工本人到出纳处签名领取；
d） 存折原则上禁止他人代领。如有特殊原因确需他人代领的，代领人必须在领取时出具被代领人的书面委托书、代领人及被代领人的有效身份证原件，由纳员将双方身份证复印后留存；
e） 员工可在每月16—18日到出纳处领取工资清单；
f） 员工的年终奖金由出纳在总经理批准的日期内送交公司开户银行代发。
（2）现金发放的员工工资及奖金：
a） 工资年终奖金原则上应由银行统一代发，因特殊情况无法办理银行代发手续的员工工资由出纳员按照（员工工资发放表）用现金发放；
b） 员工应在每月规定的工资发放日（或年终奖金发放日）到财务部出纳员处签名领取自己的工资（或年终奖金）；
c） 员上在领取现金发放工资的同时可以领取工资单。
4.离职员工工资的计算与发放
a） 离职员工凭审批手续完整的（员工离职表）到财务部结算工资。
b） 出纳员根据《员工离职表》、依照员工工资计算公式在一个工作日内计算该员工离职工资。
c） 员工离职工资经财务经理审核、总经理审批后生效。
d） 未办理离职手续，擅自离职的员工将扣发其未领工资。
5．工资资料的查阅及保管
a） 如员工对自己的工资存有疑问，原则上应在工资发放后的五日内持工资存折或工资单到出纳员处查询。特殊原因不能及时查阅的，可在一个月内到财务部申请查阅。
b） 员工只可以查阅自己的工资，不可以任何理由代他人查阅。
c） 每月的工资发放资料由财务部主管会计编制凭证进行相关的账务处理。
d） 财务部经理月末进行系统的审核后，将工资发放资料加密在财务部长期保存。

第八章 管理费收取管理规程

一、目的
本管理规程规范服务收费管理，确保业主（住户）满意。
二、适用范围
本规程适用于对兴业新邨管理服务费、水费、公共分摊水电费。
三、职责
1．财务人员负责办理现金或委托银行收费的有关手续。
2．保安员协助财务人员向业主（住户）派发收费凭据或催款通知单。
四、工作要求和内容
1．收费方法，可分为两种：
a） 现金收费：车位使用费（临时停车）、装修管理有关费用、物业管理服务费、水费及公共分摊水电费、维修服务费、家政服务费；
b） 委托银行收费：住宅物业管理服务费、住宅水费、住宅公共分摊水电费；
2．委托银行收费的开户手续：在业主办理入住手续时，凭物业公司开的帐户，到指定银行存入一定金额，以便每月结算划帐。
3．对小区内业主（住户）的收费
（1）住宅物业管理服务费的收取
a） 兴业新邨两个月收一次管理服务费，逢单月收费。逢双月30日前，财务人员通知指定银行在业主（住户）帐号上扣除住宅物业管理服务费及其它应收费用。财务人员在收到银行扣费成功通知后，应在5天内把收费凭据交管理处服务中心，由服务中心组织分发给业主（住户）。
b） 若业主（住户）帐户中金额不足以支付当期费用时，由财务人员用电话通知或发出催款通知单向业主（住户）催缴。
c） 若连续三个月欠缴，由财务人员发出限期缴款通知单，限其3天内缴清欠款及滞纳金，否则按有关规定处理。
d） 住宅物业管理服务费计算公式：
服务管理费=住宅的销售面积×住宅管理服务费标准+购买的机动车车位面积×住宅管理服务费标准×50%
（2）住宅水费的收取
a） 每双月25日前，由管理处工程组人员读取水表值，并计算每户应交水费（包括公共分摊）。住宅水费同住宅管理费一起收取，收取程序跟住宅管理费一样。
b） 水费计算公式：
业主（住户）的每月水费=该户水表读数（吨）×住宅水费单价＋公共分摊水费摊R：
（3）小区内住宅公共分摊电费的收取
a） 每双月22日前，由管理处工程组人员读取小区内公共部分电表值，并计算每户应分摊值；每双月30日前，财务人员通知指定银行在业主（住户）帐号上扣除公共分摊电费及其它费用。
b） 公共分摊电费和管理费一起收取。
c） 公共电费分摊原则：
Ⅰ）每一座走廊、楼梯、电梯运行、水泵运行等每座楼宇内公共电费，由该座业主（住户）分摊；
Ⅱ）小区道路、中心公园等小区公共区域的路灯、草坪灯的电费， 由小区业主（住户）及区内商铺租户分摊。

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